Sử dụng Mailings để trộn thư mời, giấy giao nhận hồ sơ là cách nhanh nhất mình thường sử dụng để tiết kiệm thời gian. Đây là một công cụ mạnh mẽ có chức năng hỗ trợ điền dữ liệu từ trang tính Excel sang mẫu thư có sẵn được soạn thảo trên Word. Tính năng này giúp bạn tại tạo ra một số lượng thư, giấy mời lớn mà không cần mất thời gian soạn thảo quá dài. Trong bài này tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng tính năng đầy thú vị này.
Hướng dẫn sử dụng Mailing để trộn thư hàng loạt
Bước 1: Để bắt đầu sử dụng tính năng trộn thư, bạn sẽ cần chuẩn bị file cơ sở dữ liệu trên excel và mẫu thư mời được soạn thảo sẵn trên Word
Bước 2: Mở mẫu đơn đã soạn sẵn, trên menu chính chọn vào thẻ Mailings -> Start Mail Merge -> Step by step mail merge wizard.
Bước 3: Danh sách các bước trộn mail sẽ được hiển thị phía bên phải màn hình.
Bước 4: Chọn định dạng thư phù hợp với nhu cầu của bạn. Các định dạng sẵn có bao gồm:
- Letters: Kiểu thư thiết kế dạng giấy mời.
- E-mail messages: Mẫu email.
- Envelopes: Bìa phong thư.
- Labels: Thư phân loại theo nhãn.
- Directory: Thư theo từng danh mục.
Bước 5: Step 2, bạn cần phải chọn mẫu thư cho mail merge, dưới đây là các lựa chọn:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư trong tài liệu đang được mở hiện tại.
- Start from a template: Bắt đầu sử dụng một mẫu thư được thiết kế sẵn.
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã được thiết kế sẵn và lưu trữ trong máy tính của bạn.
Bước 6: Step 3 bạn sẽ cần chọn dữ liệu database từ file Excel đã tạo trước đó.
Chọn Browse -> chọn đúng file Excel cần điền -> chọn sheet chứa thông tin -> Tích vào các ô chứa mục thông tin không muốn sử dụng -> OK
Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư. Nếu không chọn được mẫu thư đẹp, tốt nhất bạn nên sử dụng các mẫu thư được thiết kế sẵn.
Bước 8: Step 5 Điền lần lượt thông tin vào các trường trong mail merge. Chọn Insert Merge Field -> chọn các trường thông tin sẽ lấy.
Bước 9: Step 6 sau khi khai báo đầy đủ các thông tin, ấn vào Edit individual letters quá trình mail merge diễn ra tự động.
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn soạn thảo 100 giấy giao vận trong video dưới đây để hiểu rõ hơn các thao tác: https://www.tiktok.com/@hieu_can_bo/video/7044911787283664130
Bài viết vừa giới thiệu đến bạn hướng dẫn sử dụng công cụ Mailings để trộn thư mời, giấy giao vận… Mong rằng, với những kiến thức được chia sẻ trong bài viết, bạn có thể thực hành thành công kỹ thuật này tại nhà.
